自 1996 年以來，叡揚資訊一直與政府合作，致力於將公文管理變得更加輕便、規範、雲端化、移動化和智能化。如今，電子化替代傳統紙質公文已經成為一種趨勢，不僅在政府機構中，許多與政府組織互動的企業也將電子公文視為不可或缺的溝通與合作工具。叡揚資訊已在其公文系統中推出了一系列強大的人工智能功能，涵蓋了從收文、搜尋、簽核、處理文件到起草等不同電子公文處理階段。其中，智能分文功能採用了自然語言理解（NLU）技術，可根據公文特性和處理部門自動對公文進行分類，其準確率可達 90% 以上，有助於有效避免公文分發過於集中在資深員工身上的情況。
對於紙本公文，利用AI輔助的OCR光學字元辨識功能，可以將其轉換成可編寫的電子公文檔，並經過詞彙校正和雜訊去除處理，以提高處理速度。同時，針對組織機關日積月累產生的大量公文，可以採用以文找文或自然語言全文檢索的方式，快速有效地尋找特定公文。此外，叡揚資訊的智慧公文系統支援行動自然人憑證，允許組織機關隨時隨地透過行動裝置進行安全的電子簽章，提供卓越的行動辦公效益。
另外，系統中還有一個引人注目的智慧公文助理「小鯨」，它是一個擁有自然語言理解技術的聊天機器人，能夠定期發送待辦公文、公文稽催以及其他通知，以提醒使用者。使用者還能夠直接向「小鯨」發送指令，以搜索相關的公文，這提高了整體辦文效率。更為便利的是，「小鯨」還可以嵌入在Microsoft Teams和叡揚資訊自家的企業即時通 iota IM 上，展現隨時隨地辦文的靈活性優勢。
科技的迅猛發展帶來了許多改變，特別是在公文管理方面。以前的公文系統可能相對繁瑣，需要大量的紙張和手動程序。然而，現代的公文系統已經變得更加輕便和簡單。這種轉變讓承辦人員能夠更專注於實際的工作任務，提高生產力和效率。他們不再需要花太多時間處理煩瑣的行政事務，而是可以更好地應對工作上的挑戰。總之，現代的公文系統為組織提供了更大的靈活性和效能，使其更好地滿足了科技時代的需求。
